Büroumzug planen: Wie ein Umzug in Etappen schneller, genauer und günstiger wird
Alessandro Nicotra
Workplace Intelligence
Kurz gesagt
— Die grössten Kosten eines Umzugs in Etappen liegen nicht im Transport, sondern in Zwischenmieten, Doppelmieten, Verzögerungen und Produktivitätsverlust.
— Wer Varianten früh durchrechnet, sieht, welche Abfolge am wenigsten kostet, am schnellsten geht oder den Betrieb am wenigsten stört, und entscheidet bewusst.
— Ein gemeinsamer, genauer Plan für Geschäftsleitung, Facility Management, IT und Umzugsfirma verhindert die teuersten Fehler: falsche Annahmen, verpasste Fristen, doppelte Wege.
Ein Büroumzug kostet mehr als die Zügelfirma. Teuer werden Zwischenmieten, die länger laufen als geplant, Teams, die zweimal umziehen, Möbel, die zu spät kommen, und Wochen, in denen niemand richtig arbeiten kann. Wer früh genau plant, spart an allen vier Stellen: an Zeit, an Fehlern, an Miete und an Produktivität.
Der teuerste Teil eines Umzugs steht in keiner Offerte.
Wo gehen bei einem Büroumzug Geld und Zeit verloren?
An vier Stellen, die in vielen Budgets fehlen.
Zwischenmiete und Doppelmiete. Jede Woche, die eine Etappe länger dauert, verlängert die Miete für Provisorien oder die alte Fläche. Wer die Abfolge so plant, dass Flächen schnell frei werden, verkürzt diese Zeit.
Mehrfache Umzüge. Jedes Team, das zweimal statt einmal umzieht, kostet doppelt: Transport, IT, Einrichtung und die Stunden, in denen nicht gearbeitet wird.
Verzögerungen. Möbel und IT haben Lieferfristen. Wer zu spät bestellt, verschiebt den Umzug, und mit ihm die Mieten.
Produktivität. Nach einem Umzug sinkt die Leistung oft spürbar. Eine Studie aus Schweden fand einen Rückgang der selbst eingeschätzten Produktivität, der auch nach 18 Monaten noch messbar war. In einer Untersuchung aus Finnland suchte fast die Hälfte der Mitarbeitenden ein Jahr nach dem Umzug täglich mindestens sechs Minuten nach einem Arbeitsplatz, und wer suchte, schätzte die eigene Produktivität deutlich tiefer ein. Bei Hunderten Mitarbeitenden summiert sich das zu einem Kostenfaktor, der jede Zügelrechnung übersteigt.
Wie wird ein Umzug in Etappen schneller?
Indem Varianten nicht in Wochen, sondern im Gespräch entstehen. Früher bedeutete jede neue Abfolge neue Pläne, neue Listen und neue Abstimmungsrunden. In Workplace Intelligence planen wir vom Ziel her: Für den Endzustand schlägt die Software eine Verortung der Abteilungen vor, mit einer Begründung pro Team. Die Zwischenetappen werden daraus berechnet und lassen sich auf einer Zeitschiene abspielen.
So liegen mehrere Varianten in kurzer Zeit nebeneinander, jede mit einer anderen Priorität: Betrieb zuerst, Kosten zuerst, Teams zusammen oder möglichst wenige Personenumzüge. Die Geschäftsleitung sieht für jede Variante, was sie kostet und wie viele Menschen wie oft umziehen, und kann im selben Workshop entscheiden.
Kanadevia Inova, Zürich
Wie wird ein Umzug genauer?
Mit einer einzigen Datenbasis für alle Beteiligten. Fehler entstehen, wenn Listen auseinanderlaufen: Das Facility Management plant mit einer anderen Personenzahl als die IT, die Umzugsfirma mit einem älteren Plan als die Teams. In unserer Planung gibt es eine Quelle für alle: wer wann wohin zieht, welche Fläche wann frei ist, welche Lift- und Anlieferfenster gelten. Facility Management und Umzugsfirma erhalten einen eigenen Zugang, Checklisten und Countdown inklusive.
Am Ende steht ein Planungsdossier mit Zeitplan, Etappenplänen, Personenliste, Kosten und Risiken. Es ist die Grundlage für Offerten, Verträge und die Kommunikation ans Team.
Wie wird ein Umzug günstiger?
Indem man die Kosten je Variante kennt, bevor man sich festlegt. Wir weisen für jede Etappe aus, was sie kostet: Umzug und IT, Zwischenmiete und Provisorien, Doppelmiete, Inventar und den erwarteten Produktivitätsverlust. Dazu kommen die Fristen für die Bestellung von Möbeln und IT, damit kein Termin an einer Lieferung scheitert.
Was weiterverwendet werden kann, bleibt im Projekt. Für jede Inventarposition entscheiden wir, ob sie umzieht, aufbereitet oder ersetzt wird. Das spart Anschaffungskosten und graue Emissionen. Mehr zu den Kosten eines Umbaus im Artikel Büroumbau: Womit Unternehmen rechnen sollten.
Wie bleibt der Betrieb dabei produktiv?
Indem Bau und Arbeit getrennt und die Menschen mitgenommen werden. Das SECO nennt für Büros einen Richtwert von 40 dB(A) für das Hintergrundgeräusch. Eine Baustelle nebenan sprengt das schnell. Darum planen wir Bauetappen so, dass laute Arbeiten räumlich oder zeitlich vom Arbeitsbetrieb getrennt sind.
Und weil Akzeptanz Produktivität ist, befragen wir die Teams vor dem Umzug, im Provisorium und nach dem Bezug. Eine Studie aus Finnland zeigt: Am stärksten wirkt, ob die Mitarbeitenden die Gründe für die Veränderung teilen. Bei Kanadevia Inova in Zürich wächst die neue Arbeitswelt für rund 900 Menschen Fläche um Fläche, und Change Management begleitet jede Etappe. Mehr dazu im Artikel Veränderung, die mitgeht.
Kanadevia Inova, Zürich
Häufige Fragen
Was kostet ein Büroumzug?
Neben Transport und IT vor allem Zwischen- und Doppelmieten, Provisorien, Inventar und die Zeit, in der Teams weniger produktiv sind. Wie viel, hängt stark von der gewählten Abfolge ab. Darum lohnt es sich, Varianten zu vergleichen.
Wie lässt sich die Zeit in der Zwischenfläche verkürzen?
Mit einer Abfolge, die Flächen schnell freigibt, mit rechtzeitig bestellten Möbeln und IT und mit klaren Umzugsfenstern. Jede Woche weniger spart Miete.
Wie oft müssen Teams umziehen?
So selten wie möglich. Die Planung zeigt, welche Variante mit den wenigsten Personenumzügen auskommt und was sie im Vergleich kostet.
Wie lange dauert ein Umbau in Etappen?
Das hängt von Fläche, Eingriffstiefe und Anzahl Etappen ab. Ein kleiner Umbau dauert einige Wochen, grosse Flächen mit mehreren hundert Arbeitsplätzen oft über ein Jahr.
Wie verhindert man Produktivitätsverluste nach dem Umzug?
Mit Arbeitsplätzen, die zur Arbeitsweise passen, einer klaren Orientierung im neuen Büro und einem Team, das die Gründe für den Umzug kennt. Eine Nachbefragung nach einigen Monaten zeigt, wo nachgebessert werden muss.
Quellen
Productivity, Satisfaction, Work Environment and Health after Relocation, Öhrn et al., IJERPH, 2021
Self-rated productivity and employee well-being in activity-based offices, Haapakangas et al., Building and Environment, 2018
Wegleitung zur ArGV 3, Art. 22 Lärm und Vibrationen, SECO, 2021
Workplace change process and satisfaction with activity-based office, Sirola et al., Facilities, 2022
Accommodating new ways of working, Brunia, De Been und van der Voordt, TU Delft, 2016
Ein guter Umzug spart nicht nur Kosten. Er spart die Wochen, in denen ein Team sonst mit sich selbst beschäftigt wäre.
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Jedes Projekt beginnt mit einem Gespräch. Erzählt uns, was ihr vorhabt: eine neue Arbeitswelt, ein Restaurant, eine Fläche mit Zukunft. Wir kommen offen, neugierig und mit der Erfahrung aus Strategie, Innenarchitektur und Licht. Am liebsten bei uns im Studio an der Gutstrasse in Zürich. Oder dort, wo euer Projekt entsteht.