Change Management beim Büroumzug: Wie Mitarbeitende den Wandel mittragen
Alessandro Nicotra
Arbeitswelten
Kurz gesagt
— Ein Büroumzug kann die Zufriedenheit zuerst senken. Entscheidend ist, ob die Mitarbeitenden die Gründe verstehen und teilen.
— Beteiligung wirkt: Wer an Workshops und Befragungen teilnimmt, ist mit dem neuen Büro zufriedener.
— Change beginnt mit dem ersten Gespräch und endet erst, wenn sich das Team im neuen Raum zu Hause fühlt.
Ein neues Büro verändert mehr als die Adresse. Es verändert, wo man sitzt, wen man trifft und wie man arbeitet. Wer das nur kommuniziert, wenn die Pläne fertig sind, erntet Widerstand. Wer die Menschen früh mitnimmt, erlebt, dass aus einem Umzug ein Aufbruch wird.
Wer mitplant, zieht gerne ein.
Warum scheitern neue Büros an der Akzeptanz?
Weil Raum persönlich ist. Eine Studie aus Finnland begleitete Mitarbeitende vor und nach dem Umzug in ein neues Büro. Die Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung sank deutlich, und 58 Prozent sahen keine Möglichkeit, die Gestaltung zu beeinflussen. Am stärksten wirkte ein Faktor: ob die Mitarbeitenden die Gründe für die Veränderung teilten.
Oft wird behauptet, 70 Prozent aller Veränderungsprojekte scheitern. Für diese Zahl gibt es laut einer Untersuchung im Journal of Change Management keinen verlässlichen Beleg. Belegt ist aber, dass gutes Change Management den Unterschied macht: In einer Befragung von über 2'600 Praktikerinnen und Praktikern erreichten Projekte mit exzellentem Change Management ihre Ziele deutlich häufiger als solche mit schlechtem (Prosci).
Was bewirkt Beteiligung?
Mehr Zufriedenheit, und zwar umso mehr, je stärker man sich beteiligt. Eine Studie mit fast 700 Mitarbeitenden einer schwedischen Behörde zeigte: Wer an Workshops und Informationsanlässen teilnahm, war mit dem neuen Büro zufriedener, und der Effekt wuchs mit der Zahl der besuchten Anlässe. Auch das SECO nennt eine geringe Mitwirkung bei Entscheidungen als psychosoziales Risiko am Arbeitsplatz.
In der Schweiz hat die ZHAW gemeinsam mit der FHNW und Gesundheitsförderung Schweiz untersucht, wie Büroräume und Veränderungsprozesse die Gesundheit beeinflussen. Ihr Fazit: Nicht nur der neue Arbeitsplatz zählt, sondern auch die Gestaltung des Wegs dorthin (ZHAW, Offices, Change and Health).
Office Nordostschweiz
Wie begleitet man den Wandel konkret?
In vier Schritten, die sich über das ganze Projekt ziehen.
Zuhören. Eine Befragung, Interviews und Begehungen zeigen, wie das Team heute arbeitet, was es braucht und was es befürchtet. Die Befragung von Workplace Intelligence dauert für die Teilnehmenden wenige Minuten und bleibt anonym.
Mitgestalten. In Workshops mit Modellen, Mustern und Plänen entscheiden Mitarbeitende mit. Ein Sounding Board aus dem Team begleitet das Projekt bis zum Einzug. Am Campus der Berner Fachhochschule in Biel sind so mit den Nutzervertretenden die Raummodule entstanden.
Ausprobieren. Auf einer Pilotfläche testet ein Team neue Arbeitsweisen im Alltag, bevor sie für alle gelten. Was nicht passt, wird angepasst.
Ankommen. Klare Botschaften, gemeinsame Spielregeln und Ansprechpersonen im Team machen den Umzug zum Start. Bei Kanadevia Inova in Zürich begleitet Change Management jede Bauetappe, damit jedes Team weiss, warum es umzieht, und sich vom ersten Tag an zurechtfindet.
Wie misst man, ob der Wandel gelingt?
Mit einem Puls vor, während und nach dem Umzug. In Workplace Intelligence planen wir die Change-Kommunikation mit Stakeholder-Map und Massnahmenplan und fragen die Stimmung in kurzen Abständen ab: vor dem Umzug, im Provisorium und nach dem Bezug. Ausgewertet wird nur zusammengefasst. So sieht man, wo es drückt, solange man noch reagieren kann. Mehr zum Ablauf im Artikel Umziehen, ohne stillzustehen.
Was bringt das dem Unternehmen?
Projekte, die ihre Ziele erreichen, und eine kürzere Durststrecke nach dem Umzug. In der Befragung von Prosci erreichten 88 Prozent der Projekte mit exzellentem Change Management ihre Ziele, aber nur 13 Prozent derjenigen mit schlechtem. Ein neues Büro, das nicht angenommen wird, ist eine Investition, die nicht arbeitet.
Change Management spart zudem Zeit und Nachbesserungen. Sorgen, die im Workshop auftauchen, lassen sich im Plan lösen. Nach dem Einzug kostet dieselbe Korrektur ein Vielfaches.
Auswertung einer Befragung als Schema
Häufige Fragen
Wann sollte Change Management beim Büroumzug beginnen?
Mit dem ersten Gespräch über das Projekt, nicht erst kurz vor dem Umzug. Je früher die Mitarbeitenden die Gründe kennen, desto eher tragen sie die Veränderung mit.
Wer sollte beteiligt sein?
Geschäftsleitung, HR, Facility Management und Vertretungen aus den Teams. Ein Sounding Board bringt die Stimmen der Mitarbeitenden laufend ins Projekt.
Was ist eine Pilotfläche?
Ein Bereich, in dem ein Team neue Arbeitsweisen im Alltag testet, bevor sie für alle gelten. Die Erfahrungen fliessen in die Planung ein.
Wie geht man mit Widerstand um?
Ernst nehmen und fragen, was dahinter steckt. Oft sind es konkrete Sorgen, etwa um Ruhe, Stauraum oder den eigenen Platz, die sich im Entwurf lösen lassen.
Wie lange dauert es, bis sich ein Team im neuen Büro eingelebt hat?
Meist einige Monate. Eine Nachbefragung nach drei bis sechs Monaten zeigt, was funktioniert und was nachgebessert werden sollte.
Quellen
Workplace change process and satisfaction with activity-based office, Sirola et al., Facilities, 2022
Do 70 per cent of all organizational change initiatives really fail?, Mark Hughes, Journal of Change Management, 2011
The Correlation Between Change Management and Project Success, Prosci, 2026
Implementation of Activity-Based Workplaces: The Importance of Participation, Bergsten, Wijk und Hallman, IJERPH, 2022
Psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz, SECO
Offices, Change and Health, ZHAW mit FHNW und Gesundheitsförderung Schweiz, 2015–2018
Ein neues Büro ist erst dann fertig, wenn sich das Team darin zu Hause fühlt.
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Jedes Projekt beginnt mit einem Gespräch. Erzählt uns, was ihr vorhabt: eine neue Arbeitswelt, ein Restaurant, eine Fläche mit Zukunft. Wir kommen offen, neugierig und mit der Erfahrung aus Strategie, Innenarchitektur und Licht. Am liebsten bei uns im Studio an der Gutstrasse in Zürich. Oder dort, wo euer Projekt entsteht.