Büroplanung mit Arbeitsprofilen: was eine Mitarbeiterbefragung zeigt
Alessandro Nicotra
Workplace Intelligence
Kurz gesagt
— Kopfzahl und Präsenzquote ergeben eine Fläche, aber keinen Raum, der zu den Menschen passt.
— Arbeitsprofile beschreiben typische Arten zu arbeiten, zum Beispiel konzentriert vor Ort oder vernetzt unterwegs.
— Aus den Profilen entstehen Raumszenarien mit Fläche, Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen im direkten Vergleich.
Eine gute Büroplanung beginnt nicht mit Quadratmetern, sondern mit der Frage, wie ein Team arbeitet. Eine kurze Mitarbeiterbefragung macht daraus Arbeitsprofile, und aus den Profilen entstehen Raumszenarien, die man vergleichen kann.
Wer für den Mittelwert plant, baut einen Raum, der niemandem ganz passt.
Warum reicht die Kopfzahl für die Büroplanung nicht?
Weil der durchschnittliche Mitarbeitende nirgends arbeitet. Eine Kopfzahl sagt nicht, wer an einem Dienstagmorgen ungestört schreiben will und wer den ganzen Tag im Gespräch ist.
Mit hybridem Arbeiten gehen die Arbeitsweisen weiter auseinander. Laut dem FlexWork Survey der FHNW arbeitet fast die Hälfte der Erwerbstätigen in der Schweiz zumindest zeitweise mobil-flexibel. Eine Auswertung von Leesman zeigt: Wer zwei bis drei Tage pro Woche im Büro ist, bewertet seinen Arbeitsplatz am kritischsten.
Was fragt eine Mitarbeiterbefragung zur Büroplanung?
Sie fragt nach dem, was einen Arbeitstag prägt, nicht nach Wunschmöbeln. Auch das SECO empfiehlt, die Mitarbeitenden von Anfang an einzubeziehen. Unsere Befragung ist in wenigen Minuten auf dem Handy beantwortet: Konzentration, Austausch, Besprechungen, Präsenz und Offenheit für Veränderung.
KAYAK Office, Zürich
Was sind Arbeitsprofile?
Ein Arbeitsprofil beschreibt eine typische Art zu arbeiten und das, was sie vom Raum braucht. Es steht nicht für eine Abteilung, sondern für ein Muster im Arbeitsalltag. Wie viele Menschen welchem Profil entsprechen, ist in jeder Organisation anders, und genau das verändert den Raum.
Neben den Profilen zeigt die Auswertung, an welchen Wochentagen das Team vor Ort ist, welche Tätigkeiten den Tag prägen und wo die Kultur heute steht und wohin sie sich entwickeln soll.
Wie werden aus Arbeitsprofilen Raumszenarien?
Aus der Verteilung der Profile entstehen bis zu drei Szenarien nebeneinander: Fläche, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Fokusorte. Entschieden wird am Vergleich, gemeinsam und nachvollziehbar. Erst dann beginnt der Entwurf, wie bei unserem Projekt KAYAK Office in Zürich.
Was zeigen Mitarbeiterbefragungen in der Praxis?
Konzentration braucht mehr Raum, als man denkt. Ruhige Orte fehlen in bestehenden Büros häufiger als Besprechungsräume. Der FlexWork Survey zeigt: Zonierte Grossraumbüros schneiden bei der Zufriedenheit deutlich besser ab als offene Flächen ohne Ordnung.
Wer sich wiedererkennt, geht mit. Ein Profil, in dem man sich findet, nimmt der Veränderung die Unsicherheit. Gesundheitsförderung Schweiz hält fest, dass Beteiligung Engagement und Motivation stärkt.
Wie geht es nach dem Einzug weiter?
Nach dem Einzug fragen wir erneut und sehen, ob der Raum hält, was die Profile versprochen haben. Anonymisiert fliessen diese Erkenntnisse in unsere Erfahrungswerte und machen jedes nächste Projekt genauer.
KAYAK Office, Zürich
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Mitarbeiterbefragung zur Büroplanung?
Für die Teilnehmenden wenige Minuten. Die Befragung läuft in der Regel ein bis zwei Wochen, danach liegen die Arbeitsprofile vor.
Sind die Antworten anonym?
Ja. Wir werten nur zusammengefasst aus, einzelne Antworten sind für den Arbeitgeber nicht einsehbar.
Ab welcher Teamgrösse lohnt sich eine Befragung?
Ab etwa zehn Personen. Nach oben gibt es keine Grenze, auch mehrere hundert Arbeitsplätze sind möglich.
Ersetzt die Befragung den Workshop?
Nein, sie bereitet ihn vor. Der Workshop beginnt dann mit Ergebnissen statt mit Meinungen.
Funktioniert das auch für hybride Teams?
Gerade dort. Wenn nicht alle gleichzeitig vor Ort sind, zeigt die Befragung, wer wann welchen Raum braucht.
Was ist der Unterschied zum Arbeitswelt-Check?
Der Arbeitswelt-Check ist eine erste Einschätzung in fünf Minuten. Die Befragung erfasst das ganze Team und ist die Grundlage für Raumkonzept und Flächenprogramm.
Quellen
FlexWork Survey 2022, Kurzbericht, FHNW Hochschule für Angewandte Psychologie, 2022
Making hybrid work, Leesman, 2024
Grossraumbüros: So schützen Sie die Gesundheit der Mitarbeitenden, SECO, 2016
Die psychische Gesundheit fördern: Büro, Gesundheitsförderung Schweiz
Schweizerische Arbeitskräfteerhebung 2023, Bundesamt für Statistik, 2024
Ein guter Raum beginnt nicht beim Grundriss. Er beginnt bei der Frage, wie Menschen arbeiten wollen.
Kontakt
Zuhören ist unser erster Entwurf.
Jedes Projekt beginnt mit einem Gespräch. Erzählt uns, was ihr vorhabt: eine neue Arbeitswelt, ein Restaurant, eine Fläche mit Zukunft. Wir kommen offen, neugierig und mit der Erfahrung aus Strategie, Innenarchitektur und Licht. Am liebsten bei uns im Studio an der Gutstrasse in Zürich. Oder dort, wo euer Projekt entsteht.