Abteilungen im Büro anordnen: Wie man Nachbarschaften plant, die Zusammenarbeit fördern
Alessandro Nicotra
Workplace Intelligence
Kurz gesagt
— Räumliche Nähe fördert Zusammenarbeit messbar. Mit jedem Meter Distanz nimmt der Austausch ab, ein Stockwerk wirkt wie eine Grenze.
— Offen heisst nicht automatisch nah. Entscheidend sind gemeinsame Wege, Treffpunkte und kurze Distanzen zwischen den richtigen Teams.
— Eine Befragung zeigt, welche Teams Nähe brauchen. Daraus entstehen Zonen, die das Büro ordnen.
Wer neben wem sitzt, ist keine Nebensache. Ein paar Meter oder ein Stockwerk Unterschied entscheiden darüber, ob sich zwei Teams zufällig begegnen oder nur noch per Mail. Gute Nachbarschaften im Büro entstehen deshalb nicht aus dem Organigramm, sondern aus der Frage, wer im Alltag wirklich zusammenarbeitet.
Ein Stockwerk ist die höchste Mauer im Büro.
Warum ist die Anordnung der Abteilungen so wichtig?
Weil Distanz Zusammenarbeit kostet. Schon in den 1970er-Jahren zeigte Thomas Allen am MIT, dass die Häufigkeit technischer Gespräche mit zunehmender Distanz zwischen Arbeitsplätzen stark abnimmt. Neuere Studien bestätigen das: Am MIT sinkt die Wahrscheinlichkeit gemeinsamer Publikationen und Patente mit wachsender Entfernung zwischen den Forschenden deutlich. Eine Studie an einem Pariser Campus zeigt: Wer am selben Ort arbeitet, forscht 3,5-mal häufiger gemeinsam.
Auch im Kleinen wirkt Nähe. Eine Untersuchung des NBER fand, dass Softwareentwickler, die nahe bei ihrem Team sitzen, deutlich mehr Feedback zu ihrem Code erhalten. Am meisten profitieren junge und neue Mitarbeitende.
Fördert ein offenes Büro die Zusammenarbeit?
Nicht von selbst. Als zwei Unternehmen in offene Bürolandschaften umzogen, sanken die persönlichen Gespräche um rund 70 Prozent, während E-Mails und Chats zunahmen (Bernstein und Turban, Harvard). Die Forscherin Kerstin Sailer vom Space Syntax Lab der UCL beobachtet zudem: Je grösser die Fläche und je mehr Menschen man sieht, desto eher bleiben Teams unter sich.
Was zählt, sind gemeinsame Wege. In einer Studie der University of Michigan ging mehr gemeinsamer Laufweg zwischen Forschenden mit mehr Zusammenarbeit einher, mehr Distanz mit deutlich weniger. Wer sich auf dem Weg zur Küche begegnet, spricht miteinander.
HIAG Bahnhofplatz, Zürich
Wie findet man heraus, welche Teams nebeneinander gehören?
Indem man die Teams selbst fragt und die Antworten in Zonen übersetzt. In der Befragung von Workplace Intelligence gibt jede Abteilung an, mit wem sie wie eng zusammenarbeitet. Daraus entsteht eine Matrix, die zeigt, welche Teams räumliche Nähe brauchen, welche Distanz vertragen und wo es Konflikte gibt, etwa wenn ein lautes Team neben einem sehr ruhigen sitzen müsste.
Die Matrix übersetzen wir in Nachbarschaften: funktionale Zonen, in denen eng verbundene Teams beieinander liegen, mit gemeinsamen Treffpunkten an den Schnittstellen. Auf mehreren Geschossen verteilen wir die Abteilungen so, dass die wichtigsten Beziehungen auf derselben Ebene bleiben. Erst dann beginnt der Entwurf.
Wie sieht eine gute Nachbarschaft im Büro aus?
Eng verbundene Teams teilen eine Zone, und zwischen den Zonen liegen Orte, an denen man sich begegnet. Die Küche, ein Projektraum, eine Treppe mit Platz zum Stehenbleiben. Ruhige Bereiche liegen abseits der Hauptwege, Begegnung dort, wo ohnehin alle vorbeikommen.
Am neuen Campus der Berner Fachhochschule in Biel haben wir mit den Nutzervertretenden in Workshops herausgearbeitet, wer wo Austausch braucht und wer Ruhe. Daraus sind Raummodule entstanden, angeordnet nach dem Prinzip «von laut zu leise». Bei Kanadevia Inova in Zürich machen klare Wege, erkennbare Zonen und Begegnungsorte aus einer Fläche für 900 Menschen ein zusammenhängendes Haus.
Was bringt das dem Unternehmen?
Kürzere Wege, schnellere Entscheide und weniger spätere Umzüge. Wenn die Teams nahe beieinander sitzen, die sich täglich brauchen, werden Fragen am Tisch geklärt statt in Mails und Meetings. Wie teuer Distanz ist, zeigt eine Studie von Microsoft: Im Homeoffice sank der Anteil der Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg um rund ein Viertel.
Dazu kommt ein handfester Kostenvorteil. Wer die Anordnung vor dem Entwurf klärt, muss sie nicht nach dem Einzug korrigieren. Jede Umplatzierung danach kostet Planung, Umzug, IT und Arbeitszeit.
Zwhatt Siedlungsbüro, Regensdorf
Häufige Fragen
Sollten Abteilungen nach Organigramm sitzen?
Nicht unbedingt. Oft arbeiten Teams aus verschiedenen Abteilungen enger zusammen als innerhalb derselben. Die Anordnung sollte der tatsächlichen Zusammenarbeit folgen.
Was ist eine Nachbarschaft im Büro?
Eine Zone, in der eng verbundene Teams beieinander arbeiten, mit gemeinsamen Treffpunkten und Rückzugsorten. Im Englischen spricht man von Neighbourhoods.
Wie geht man mit mehreren Geschossen um?
Die wichtigsten Beziehungen gehören auf dieselbe Ebene. Wo das nicht geht, helfen gut sichtbare Treppen und gemeinsame Orte, die alle Geschosse verbinden.
Funktioniert das auch mit Desk Sharing?
Ja. Auch ohne feste Plätze braucht jedes Team einen Heimathafen. Nachbarschaften geben Orientierung, wo man sein Team findet.
Wie oft sollte man die Anordnung überprüfen?
Immer dann, wenn sich Teams, Projekte oder Arbeitsweisen deutlich verändern. Eine kurze Befragung zeigt, ob die Nachbarschaften noch stimmen.
Quellen
An exploration of collaborative scientific production at MIT, Claudel et al., PLOS ONE, 2017
Microgeography and the Direction of Inventive Activity, Christian Catalini, Management Science, 2018
The Power of Proximity to Coworkers, Emanuel, Harrington und Pallais, NBER, 2023
The Impact of the «Open» Workspace on Human Collaboration, Bernstein und Turban, 2018
How building layouts drive social interaction, UCL Bartlett, 2024
Shared Paths to the Lab, Kabo et al., Environment and Behavior, 2015
Thomas J. Allen, Managing the Flow of Technology, MIT Press, 1977
The effects of remote work on collaboration among information workers, Yang et al., Microsoft Research, Nature Human Behaviour, 2021
Zusammenarbeit lässt sich nicht verordnen. Aber man kann die Wege so legen, dass sich die richtigen Menschen begegnen.
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